2. Strategisch plan

Een organisatie die voor haar voortbestaan afhankelijk is van dienstverlening en of producten, moet marktgericht denken en handelen. Dit vergt denkwerk. Zonder een gestructureerd Business Plan of Strategisch Plan is de vertaalslag zeer moeilijk.

Achtergrond en context

Aan het begin van ieder kalenderjaar zijn de prognoses van de uitgaven binnen zekere grenzen bekend. Vervolgens gaat het erom de inkomsten te verkrijgen teneinde daarmee de noodzakelijke uitgaven te kunnen bekostigen. Gedurende de rit is het de markt, en niets anders, die bepaalt of er inkomsten zijn. Ten einde aan de wensen van de markt(en) tegemoet te komen, zullen nieuwe aanbiedingen of diensten moeten worden ontwikkeld/bijgestuurd, tegelijkertijd zullen niet langer door de markt gewenste diensten of producten tijdig het toneel dienen te verlaten. Dit vereist een bezinning over het huidige en toekomstige pakket goederen en diensten. Redenen waarom het noodzakelijk is jaarlijks over de stand van zaken te bezinnen en zonodig het beleidsplan bij te stellen (fase 7). Pas dan is de organisatie toegespitst op de dingen die komen gaan.

Om een goed beleidsplan op te stellen en ook werkelijk te implementeren is veel energie nodig. Dat zou een drempel kunnen zijn. De winst is echter vele malen groter, zodat ondernemen zonder duidelijke strategie eigenlijk gelijk staat aan het meedoen aan een loterij. De kans dat u succesvol bent is uiterst gering. Bovendien zullen uw concurrenten, die de investering wel plegen, u waarschijnlijk voorbij streven.

Op strategisch niveau kunt u uw organisatie sturen in de gewenste richting door het formuleren van een missie en strategie. Om deze richting ook daadwerkelijk in te gaan, kunt u uw organisatie besturen op diverse aandachtsgebieden door het formuleren van doelstellingen en strategische prestatie-indicatoren. Op operationeel niveau kunt u vervolgens missie en strategie vertalen naar afdelingen en werkplekken door het beheersen van uw processen.

Een beleidsplan mag in geen geval een doel op zich zijn, maar dient een werk- en verantwoordingsinstrument te zijn met een breed draagvlak doorheen de organisatie. Een gestructureerd en dynamisch business plan zal daarenboven daadwerkelijk helpen om de strategie te kunnen vertalen naar de medewerkers. Het beleidsplan is een nuttig document om nieuwkomers in de organisatie kennis te laten maken met de organisatie in haar totaliteit.

Doelstelling

Een beleidsplan (of strategisch plan) wordt opgesteld met het doel in zicht te verkrijgen in de voor de eerstkomende jaren verwachte ontwikkeling van de organisatie/onderneming. Het opstellen van een beleidsplan gebeurt minstens éénmaal per jaar en wordt schriftelijk vastgelegd met noodzaak tot:

  • het opsporen van factoren die voor de toekomstige gang van zaken belangrijk kunnen zijn (door marktgericht denken en handelen);
  • het analyseren van deze factoren en het concretiseren van de gevolgen hiervan voor de organisatie / onderneming.

Door het denken over het beleidsplan wordt het management in een vroeg stadium bewust van de komende ontwikkelingen en kan zij hierop tijdig anticiperen.

Uitvoering in de praktijk

Concreet verloopt de uitwerking als volgt:
Een verantwoordelijke strategische planner (mogelijks kwaliteitscoördinator) wordt aangeduid voor het coördineren van de beleidsontwikkeling. Een kleine strategische werkgroep wordt samengesteld om het strategisch plan vorm en draagvlak te geven en ervoor te zorgen dat dit afgestemd is naar de organisatie.

Er wordt vooreerst een inventaris gemaakt van de belangrijkste en noodzakelijke EEI´s (essentiële elementen van informatie).
In de vorige fase heb je in korte tijd strategische informatie bekomen: sterkten en zwakten zijn ontdekt in de organisatie; er is een discussie geweest over strategische verbeterpunten; en ideeën zijn verkregen die een oplossing kunnen bieden naar deze strategische verbeterpunten.

Bijkomende objectieve en subjectieve informatie en gegevens worden verzameld, waaronder financiële middelen, personeelsbestand, beschikbare infrastructuur en materieel,... Wij hanteren hiervoor verschillende on line tools om noodzakelijke vertrouwelijke informatie te bekomen die anders nooit bekomen wordt. Door deze methode creëren we ook een soort van inspraak in beleidsvoering. De verzameling van deze informatie wordt geclusterd en geanalyseerd.
Aan de hand van perspectieven van de organisatie wordt een eerste ontwerp van strategisch plan uitgewerkt (gestructureerd), waarbij rekening gehouden wordt met alle aspecten van bekomen informatie. EHBM hanteert hiervoor een gestructureerd stramien dat op voorhand wordt afgesproken met de opdrachtgever.

In het strategisch plan zal duidelijk de visie, missie, waarden en strategie bepaald worden van de organisatie.

  • In elke respectievelijke strategische prioriteit worden operationele SMART doelen aangegeven die gerealiseerd zullen worden.
  • Het uiteindelijke strategische plan zal eenvoudig zijn in uitvoering en door iedereen in begrijpbare taal kunnen gelezen worden.
  • Het strategisch plan wordt bijgestuurd totdat het uiteindelijk wordt goedgekeurd door de opdrachtgever.

Ervaringen

Het meeste werk gebeurt on line.
De strategische werkgroep komt periodiek een aantal keren samen om bijsturingen, kansen en bedreigingen van ideeën, tekortkomingen, draagvlak en denkpistes te bespreken.
Ervaring leert ons dat doelgericht ON LINE veel verdoken informatie kan vergaard worden, als voorbeeld: meer dan 1600 doelgerichte inputs over specifieke onderwerpen door eigen medewerkers, die toelaten strategie te vertalen in operationele doelen. Een SWOT analyse wordt concreter gemaakt door extra doelgerichte reacties.
De tijdsduur voor het uitwerken van een strategisch plan is afhankelijk van de grootte van de organisatie (enkele weken tot meerdere maanden).

Informatie

Er is geen voorkennis vereist, enkel het engagement van sleutelfiguren is vereist.